En mai 2024, Meta (anciennement Facebook) a annoncé la fermeture de sa plateforme de collaboration professionnelle, Workplace.
Ce service cessera ses activités en septembre 2025, passant en mode lecture seule jusqu’en mai 2026.
Cette décision marque la fin d’une initiative lancée en 2016, visant à révolutionner les environnements de travail collaboratifs.
Workplace a été conçu pour répondre aux besoins spécifiques des grandes entreprises, notamment celles avec de nombreux employés de terrain.
Il promettait de centraliser la communication, le partage de fichiers, la collaboration et la gestion des tâches sur une plateforme unique et intuitive, accessible depuis n’importe quel appareil.
L’adoption précoce par de grands acteurs de la distribution comme Walmart et Carrefour laissaient entrevoir un grand potentiel. La facilité d’utilisation de la plateforme, inspirée des réseaux sociaux grand public, et son intégration avec les outils de communication interne existants constituaient des avantages non négligeables.
Cependant, Workplace de Méta s’est heurté à des problèmes de données, de sécurité et de respect de la vie privée. Les entreprises, en particulier en Europe, hésitaient à confier des données sensibles à une plateforme contrôlée par Meta, dont la réputation en matière de respect de la vie privée était déjà entachée.
Cette inquiétude était renforcée par le fait que Workplace s’appuyait sur la collecte et l’analyse des données des utilisateurs pour offrir des fonctions personnalisées et améliorer l’expérience des utilisateurs – une pratique courante dans le B2C mais moins acceptable dans le B2B, où la confidentialité des données est primordiale.
Workplace se présentait comme une solution tout-en-un, intégrant des outils de réunion en ligne, des réseaux sociaux d’entreprise et des portails intranet. Cependant, cette approche globale manquait de précision et ne répondait pas aux besoins spécifiques de chaque type d’outil.
Les entreprises modernes ont besoin de plateformes où l’information est non seulement centralisée, mais aussi bien structurée.
Une Digital Workplace efficace devrait fournir un portail unique où les utilisateurs peuvent facilement trouver la « source de vérité » pour les documents, les personnes et les applications. Il s’agit d’un centre où toutes les informations pertinentes sont organisées de manière intuitive, systématique et sécurisé
Par exemple : Marie, notre responsable des ressources humaines, utilise les outils Microsoft 365 comme SharePoint pour classer les documents , Teams pour organiser des entretiens et Power BI pour analyser les données de recrutement.
Une Digital Workplace structurée permettrait à Marie de trouver et de gérer aisément toutes ces informations à partir d’un portail unique.
Méta Workplace n’a pas réussi à créer un portail centralisé qui réponde aux divers besoins des entreprises. Un portail réussi doit intégrer :
Par exemple : Jean, directeur technique, met à jour le tableau de bord avec Microsoft Project, et révise les documents techniques sur SharePoint.
Un portail centralisé permettrait à Jean de gérer efficacement toutes ces tâches sans passer d’un outil à l’autre.
La fonctionnalité de recherche est un autre aspect essentiel. Les entreprises ont besoin d’outils de recherche robustes, capables de traiter des requêtes complexes et de fournir rapidement des résultats pertinents.
Cela inclut la recherche par mots-clés, la recherche sémantique et la possibilité de filtrer les résultats selon différents critères (date, auteur, type de document, etc.). Les fonctionnalités de recherche avancée permettent de trouver des documents et de découvrir des informations pertinentes cachées dans des contenus similaires, ce qui stimule la productivité et l’efficacité.
La tentative de Workplace de tout intégrer sans exceller dans aucun domaine particulier a réduit son avantage concurrentiel.
Des solutions spécialisées comme Microsoft Teams pour la collaboration et Microsoft 365 pour la gestion de contenu et les communications internes démontrent l’importance d’une approche structurée et spécialisée pour répondre aux divers besoins de l’entreprise.
Si l’interface inspirée des réseaux sociaux a facilité l’adoption initiale de Workplace par certains utilisateurs, elle a également posé des problèmes. La plateforme a parfois reproduit les inconvénients des réseaux sociaux traditionnels, avec un flot de notifications et d’informations non pertinentes pour tous les utilisateurs.
Claire, Chargée de Communication, utilise Teams pour planifier des publications sur les réseaux sociaux d’entreprise (RSE). La surcharge d’informations non pertinentes peut rendre difficile la gestion efficace de ses tâches quotidiennes.
Cette surcharge d’informations, combinée à un manque de structure et de clarté dans l’organisation du contenu, a conduit à une perception de désordre et d’inefficacité chez certains employés. L’intuitivité et la fluidité des réseaux sociaux personnels ne se traduisent pas nécessairement bien dans un contexte professionnel, où la hiérarchie et la précision de l’information sont cruciales.
La fin de Workplace souligne la nécessité pour les entreprises de trouver des alternatives fiables et sécurisées pour répondre à leurs besoins en matière de collaboration et de communication. Microsoft s’est imposé comme un acteur clé dans le domaine B2B avec des solutions telles que Microsoft Teams pour les réunions et la collaboration, et Microsoft 365 pour la création et le stockage sécurisés de documents.
Exemple : Émilie, Directrice Général, est confiante avec Microsoft 365, car la plateforme intègre tous les usages et outils répondant aux différents besoins des collaborateurs. Elle centralise la formation, la sécurité, la gouvernance et les informations confidentielles, assurant une gestion efficace et sécurisée.
Microsoft 365 se positionne comme une excellente alternative en intégrant les forces de la communication et de l’engagement des employés. Il offre une personnalisation du contenu, une gestion précise des autorisations et une intégration transparente avec Microsoft Teams, répondant ainsi aux besoins spécifiques de chaque organisation. Microsoft 365 permet aux entreprises de créer des communautés – la proposition de valeur centrale de Workplace – tout en leur donnant le choix du support technologique (Teams, Viva Engage ou autres outils), avec une interface transparente pour les employés intégrée dans le reste de l’intranet.
Microsoft 365 renforce sa proposition de valeur avec une application mobile pour les équipes de terrain et des fonctions améliorées par l’IA pour la création de contenu et la recherche d’informations.
Pour maximiser le potentiel de votre Digital Workplace et garantir une adoption réussie, il est essentiel de collaborer avec des experts.
Spectrum365 se spécialise dans les solutions Microsoft 365 pour les PME, offrant des conseils personnalisés et des stratégies d’implémentation adaptées à vos besoins spécifiques.
D’ailleurs, nous avons récemment contribué à l’eBook d’Archimag intitulé “Bien choisir sa Digital Workplace : La nécessité de remettre l’humain au cœur des technologies”.
Dans ce E-book, nous avons partagé nos critères essentiels pour le choix d’une Digital Workplace adaptée aux entreprises.
Contactez Spectrum365 dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à réussir votre transformation digitale et optimiser votre utilisation de Microsoft 365.
Spectrum365, expert en solutions Power Platform, vous aide à déployer la suite Microsoft 365 pour votre entreprise.
