Les questions relatives à la sécurité et à la protection des données sont des sujets récurrents pour les responsables informatiques. Nous devenons de plus en plus connectés grâce aux nouvelles technologies présentes sur le marché tels que le cloud, le big data, les outils analytiques, le machine learning et les IA, ou encore l’internet des objets.
Il est nécessaire d’adapter les comportements dans la digital workplace. Cet ensemble de normes, standards et procédures est ce que l’on appelle la gouvernance de la digital workplace.
L’adoption de la digital workplace pour les entreprises apporte de nombreux avantages tels que la mobilité, l’échange de savoir, la collaboration, mais également le maintien de la sécurité. Il faut néanmoins également se conformer à certaines contraintes :
Compte tenu des contraintes décrites précédemment, nous pouvons à présent préciser les étapes nécessaires à l’établissement d’un cadre de gouvernance digitale robuste et durable.
Tout d’abord, si vous avez déjà essayé d’établir une stratégie et un cadre de gouvernance IT, vous connaissez la difficulté de définir les bons processus, règles et structures pour un portefeuille d’applications et de challenges toujours plus large. Être bien organisé est ici essentiel, afin d’éviter le chaos.
La clé est de souligner quelle information doit être partagée, à qui, mais également quand utiliser certaines fonctionnalités de votre plateforme collaborative, comme Microsoft Teams ou SharePoint.
Alex, en tant que Directeur Système d’Information (DSI), doit s’assurer que les politiques de sécurité et les normes de gouvernance sont respectées à travers toute l’organisation.
Des outils comme Microsoft Intune et Azure Active Directory sont essentiels pour maintenir la sécurité des données et garantir la conformité.
D’après une étude récente menée par “Digital Workplace Group” (experts indépendants spécialisés dans la digital workplace), la gouvernance du digital workplace est définie comme “les politiques, structures, rôles, règles, processus, et standards nécessaires à l’application de la digital workplace de manière optimale et pérenne”. Elle précise la stratégie à mettre en place et les KPIs nécessaires au contrôle de l’implémentation de votre cadre de gouvernance.
Source: Digital workplace governance: getting it right by Digital Workplace Group
Jean, le Directeur Technique, joue un rôle crucial dans la mise en œuvre des solutions technologiques.
Il utilise des outils comme Microsoft Teams et SharePoint pour favoriser la collaboration et l’échange de données en toute sécurité. Jean veille également à ce que les processus de gouvernance soient bien définis et alignés avec les objectifs technologiques de l’entreprise.
Tenant compte de ces éléments, la tâche peut paraître dantesque. Nous allons néanmoins tenter de vous donner une vision plus claire pour vous permettre de naviguer à travers ces démarches.
Actuellement, nous savons qu’une bonne gouvernance dépend fortement de l’alignement business/IT. Néanmoins, pour créer de la valeur, la gestion du changement doit également entrer dans le champ de cet alignement. C’est ici que les acteurs majeurs de l’entreprise doivent mettre leur pierre à l’édifice.
En effet, le cœur de la gouvernance de la digital workplace définit la structure qui détient, fournit et contrôle la digital workplace. Une structure transversale est donc nécessaire pour implanter les standards et procédures qui guideront les différents utilisateurs, que ce soit le département informatique, la communication interne et le département RH en charge d’une partie de l’expérience collaborateur.
Émilie, en tant que Directrice Général (DG), comprend l’importance stratégique de la gouvernance de la digital workplace pour assurer la réussite de la transformation digitale. Elle s’appuie sur des rapports et des KPIs définis par les outils de Microsoft 365 pour suivre l’efficacité de la gouvernance et prendre des décisions éclairées.
Donner un cadre à votre gouvernance digitale va permettre à tous les intéressés de comprendre ce qui doit être fait. De préférence, la mise en place de la gouvernance se fait en amont de la mise en œuvre des projets, d’où l’importance de définir son cadre. Afin de vous aider, voici quelques questions clés auxquelles vous devez répondre afin de définir votre gouvernance :
La mise en place de votre gouvernance de la digital workplace est un travail de longue haleine. Néanmoins, il est nécessaire de commencer quelque part car même un semblant de gouvernance permet de formaliser l’usage de votre digital workplace, permettant ainsi à votre organisation de collaborer efficacement, tout en s’assurant que les informations délicates soient manipulées en toute sécurité.
Chez Spectrum365, nous comprenons les défis complexes de la transformation digitale et de la mise en œuvre d’une gouvernance efficace de la digital workplace. Nos experts sont à votre disposition pour vous accompagner à chaque étape de ce processus, en vous aidant à tirer le meilleur parti des outils Microsoft 365 pour sécuriser et optimiser votre environnement de travail digital.
Spectrum365, expert en solutions Power Platform, vous aide à déployer la suite Microsoft 365 pour votre entreprise.
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