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IA & Copilot - Comment utiliser Copilot dans votre flux de travail quotidien
Dans cet article, nous partageons nos meilleures pratiques pour intégrer Microsoft 365 Copilot dans votre flux de travail quotidien, basées sur notre propre expérience et les leçons apprises.
Table des matières
Introduction
Chez Spectrum365, nous avons entrepris un voyage ambitieux pour intégrer l’IA générative dans notre environnement de travail, et nous avons appris de précieuses leçons en cours de route. Depuis la sortie publique de Chat GPT d’Open AI fin 2022, les entreprises se sont empressées d’incorporer l’IA générative dans leurs opérations. Cependant, notre expérience nous a montré que la mise en œuvre de cette technologie nécessite une approche stratégique et réfléchie.
En 2023, nous avons commencé notre parcours avec l’intégration de Copilot pour Microsoft 365, en nous trouvant dans la même situation que de nombreuses organisations aujourd’hui. Grâce à une collaboration étroite avec notre partenaire Microsoft et à une approche méthodique, nous avons réussi à développer une expertise réel et nous faisons une de nos priorité pour accompagner nos clients dans leurs transformation numérique de manière stratégique.
Dans cet article, nous partageons nos meilleures pratiques pour intégrer Microsoft 365 Copilot dans votre flux de travail quotidien, basées sur notre propre expérience et les leçons apprises.
Comprendre Microsoft Copilot
Microsoft Copilot est un outil d’IA conçu pour améliorer la productivité en s’intégrant à l’écosystème Microsoft 365. Il automatise les tâches répétitives, génère du contenu et analyse des données directement dans des applications comme Word, Excel et Outlook. Cette intégration permet aux utilisateurs de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et de réduire le temps passé sur des efforts manuels.
Gestion des réunions
Copilot facilite la gestion des réunions en fournissant des récapitulatifs en temps réel, en générant automatiquement des notes et en permettant de rattraper les discussions manquées. Après les réunions, il offre des résumés et des points forts générés par l’IA, ce qui aide à revoir les décisions clés et les éléments d’action. Cela garantit une communication claire et un suivi efficace des tâches.
Productivité des emails
Dans Outlook, Copilot aide à rédiger des emails plus efficacement. En engageant simplement Copilot et en tapant votre demande, vous pouvez générer un message bien composé qui capture votre ton et votre contenu souhaités. De plus, Copilot résume les longs fils de discussion par email, vous permettant de rattraper rapidement les conversations en cours. Il peut également créer des règles d’email personnalisées pour trier et prioriser les messages, garantissant que les communications importantes ne sont jamais négligées.
Efficacité dans Excel
Microsoft Copilot offre des capacités robustes qui peuvent considérablement améliorer l’efficacité dans Excel. Les utilisateurs peuvent demander à Copilot de créer de nouvelles colonnes, d’appliquer un formatage spécifique et de générer des formules complexes à la volée. Cette intégration facilite un flux de travail transparent où l’analyse des données ou la génération de rapports peut être accomplie sans passer d’une application à l’autre. De plus, Copilot permet une analyse de données plus approfondie grâce à des fonctionnalités telles que la création de tableaux croisés dynamiques et de visualisations, essentielles pour la prise de décision basée sur les données.
Création et présentation avec PowerPoint
Tirer parti des fonctionnalités de Copilot dans Microsoft PowerPoint peut transformer la façon dont vous créez et présentez vos idées. Avec des demandes simples, vous pouvez générer des présentations entières basées sur des sujets spécifiés, permettant une réduction significative du temps passé à la phase de développement. En utilisant le bouton Copilot, les utilisateurs peuvent demander à créer des diapositives directement à partir d’un brief ou même à partir de fichiers existants stockés dans OneDrive ou SharePoint. En plus de créer de nouvelles présentations, Copilot offre des outils pour améliorer celles existantes, comme résumer des diapositives, ajouter de nouveaux sujets et poser des questions sur le contenu d’une présentation.
Collaboration dans Teams
Microsoft Copilot améliore la collaboration d’équipe au sein de Microsoft Teams en rationalisant la communication et les mises à jour de projet. Son intégration permet aux membres de l’équipe de rattraper les discussions précédentes sans avoir à parcourir de longues histoires de chat. Par exemple, si quelqu’un a manqué une réunion, il peut demander à Copilot de résumer ce qui a été discuté ou de mettre en évidence les décisions clés prises. Copilot peut également générer automatiquement des notes de réunion, facilitant ainsi le suivi des éléments d’action et des suivis. L’interface de chat de Copilot permet aux utilisateurs de poser des questions spécifiques sur les projets et les tâches en cours directement dans Teams, favorisant un environnement d’équipe plus productif et collaboratif.
Gestion des fichiers dans OneDrive
Une gestion efficace des fichiers est cruciale pour maximiser la productivité, et Microsoft Copilot s’intègre parfaitement à OneDrive pour améliorer ce processus. Les utilisateurs peuvent tirer parti des capacités de Copilot pour résumer les fichiers, permettant une compréhension rapide du contenu sans avoir à lire des documents longs. En posant des questions spécifiques sur le contenu d’un fichier, les utilisateurs peuvent obtenir des insights ou des clarifications, facilitant ainsi la localisation rapide des informations essentielles. La fonctionnalité d’analyse comparative des fichiers permet en outre aux utilisateurs de juxtaposer plusieurs documents, garantissant qu’ils prennent des décisions éclairées basées sur le contenu à portée de main.
Combler les lacunes de communication
Une communication efficace est essentielle dans tout lieu de travail, et les outils alimentés par l’IA de Microsoft Copilot sont conçus pour combler les lacunes de communication de manière transparente. En utilisant des fonctionnalités telles que les récapitulatifs de réunion et les notes générées par l’IA, les équipes peuvent rester informées et alignées même lorsque des membres ne peuvent pas assister aux réunions. Copilot améliore les efforts de collaboration en capturant et en organisant les interactions de diverses applications Microsoft, telles que Teams et Outlook. Les utilisateurs peuvent rattraper les discussions et les emails efficacement, garantissant que les informations essentielles ne passent pas entre les mailles du filet. En outre, l’intégration de Copilot dans les flux de travail quotidiens encourage un passage à une gestion proactive de l’information, aidant les équipes à améliorer la productivité.
Conclusion
En mettant en œuvre les meilleures pratiques décrites dans cet article, vous pouvez exploiter tout le potentiel de Microsoft Copilot pour améliorer votre productivité et rationaliser votre flux de travail. Adopter cette technologie non seulement booste votre efficacité, mais permet également à votre équipe de collaborer plus efficacement et de communiquer de manière transparente.
Commencez à utiliser Copilot dès aujourd’hui et découvrez la transformation qu’il peut apporter à votre lieu de travail.
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