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Maîtriser la gestion documentaire dans SharePoint : Nos meilleurs astuces !
Chez Spectrum365, nous sommes spécialisés dans l’intégration et l’optimisation des solutions Microsoft 365 pour les entreprises. Nous aidons nos clients à tirer le meilleur parti de leurs outils numériques, et la gestion documentaire dans SharePoint est un sujet qui revient souvent dans nos échanges.
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Lors de nos projets ou ateliers, on nous demande régulièrement quelles sont les best practices pour organiser efficacement des documents dans SharePoint. Il est parfois difficile de trouver un équilibre entre les standards reconnus de l’industrie et les besoins spécifiques de chaque entreprise. Mais c’est précisément là que nous apportons notre valeur : en combinant expertise technique et retour d’expérience.
Dans cet article, nous partageons nos meilleurs astuces pour une gestion documentaire optimale dans SharePoint.
Astuce n°1 : Pensez en termes de sites, pas de dossiers
C’est l’une des erreurs les plus fréquentes que les entreprises font lorsqu’elles migrent leurs fichiers depuis leurs lecteurs réseaux, Dropbox, Google Drive ou d’autres solutions de gestion documentaire vers SharePoint. Malheureusement, beaucoup d’utilisateurs, notamment dans le département IT , ont cette habitude de « dossiers ».
Résultat : l’entreprise se retrouve avec un seul site, une seule bibliothèque, et des centaines de milliers de documents entassés dans cette bibliothèque.
Avec SharePoint moderne, la philosophie est claire : plus il y a de sites, mieux c’est.
Astuce n°2 : Créez plusieurs bibliothèques
Dans la continuité du point précédent, même si vous avez plusieurs sites, il est également important de créer plusieurs bibliothèques dans vos sites. La quantité de documents dans un site est souvent un bon indicateur pour savoir si une nouvelle bibliothèque est nécessaire.
Mais il existe d’autres raisons, comme la synchronisation, les métadonnées, ou encore la sécurité, mais retenez que diviser vos bibliothèques peut vous faciliter la vie.
Astuce n°3 : Évitez trop de permissions uniques
Dans SharePoint, rompre l’héritage des permissions entre des fichiers, des dossiers ou un site a toujours été considéré comme une mauvaise pratique.
Cependant, avec les méthodes modernes de collaboration (en interne ou avec des partenaires externes), il est presque inévitable de se retrouver avec des permissions uniques ici et là.
Cela dit, la recommandation ici est la suivante : si vous commencez à avoir beaucoup de permissions uniques, il vaut mieux envisager la création d’un site distinct, au lieu de gérer un enchevêtrement de droits spécifiques sur des dossiers et fichiers. Mais si vous avez juste besoin de cacher quelques éléments, pas de souci.
Astuce n°4 : Exploitez les métadonnées
Les métadonnées sont souvent vues comme un ajout supplémentaire, mais elles jouent un rôle crucial, surtout à mesure que les entreprises se tournent vers des solutions de plus en plus intelligentes. Bien que l’utilisation des métadonnées ait pu perdre un peu de popularité ces dernières années, elles restent un élément fondamental pour une gestion documentaire efficace.
Ce qui les rend particulièrement importantes aujourd’hui, c’est leur capacité à faciliter l’intégration des technologies émergentes, comme l’IA générative. En structurant correctement vos documents avec des métadonnées précises, vous préparez votre organisation à exploiter pleinement des outils d’intelligence artificielle, capables de traiter et d’analyser vos contenus de manière automatique et intelligente.
Si vous avez l’intention de vous appuyer sur ces technologies dans le futur, investir dans des métadonnées structurées dès aujourd’hui est un choix stratégique gagnant.
Conclusion
Voilà, nous espérons que ces quelques conseils vous aideront à mieux structurer vos environnements SharePoint. L’idée, c’est de simplifier votre gestion documentaire tout en tirant parti des outils modernes que SharePoint propose.
N’hésitez pas à nous contacter pour vos projets de Digital Workplace.
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